Forretningbetingelser

Er andet ikke skriftligt aftalt, gælder følgende standardbetingelser for aftaler mellem We Are Story og kunder:

 

1 Aftalegrundlag

Disse forretningsbetingelser gælder for alle ordrer afgivet af Kunden, og for alle leverancer, som foretages af We Are Story IVS på baggrund deraf. Kundens eventuelle indkøbsvilkår eller øvrige særlige krav er kun gældende hvor disse er optaget i den indgåede aftale. Afvigelser fra betingelserne skal fremgå af aftalen, beskrevet som særlige vilkår.

 

2 Tilbud og aftaleindgåelse

Tilbud fra We Are Story IVS er kun gældende, når de foreligger skriftligt, og da kun i 30 dage regnet fra tilbudsdatoen, medmindre anden periode er angivet i tilbuddet. Endelig aftale mellem We Are Story IVS og Kunden er først indgået, når kunden har godkendt tilbuddet skriftligt.

 

3 Omfang og specificering af de aftalte ydelser

We Are Story IVS leverer de i aftalen specificerede ydelser. I det omfang Kunden ikke på aftaleindgåelsestidspunktet kan beskrive den ønskede produktion, kan parterne vælge at specificere denne gennem en planlægningsproces (Planlægningsproces) initieret af We Are Story IVS. Kunden betaler We Are Story IVS for den anvendte tid medgået hertil og til de i aftalen anførte timetakster.

Forud for gennemførelse af produktionsoptagelserne gennemfører We Are Story IVS et forberedelsesforløb (Præproduktion), hvor Kunden har mulighed for at godkende tidsplan samt eventuelt storyboard, location, rekvisitter, personer, speaks, m.v.

Præproduktion gennemføres i henhold til den aftalte tidsplan. Hvor der forinden allerede ér gennemført en Planlægningsproces, kan denne helt eller delvist erstatte Præproduktion forløbet.

Når et element i produktionen er godkendt, skal Kunden påregne, at det ikke er muligt at foretage ændringer i produktionen inden for den aftalte tidsplan og indenfor den aftalte økonomi. Ændringer til de aftalte ydelser og til godkendte elementer skal ske i henhold til det nedenfor anførte om ændringer til den aftalte produktion.

 

4 Kundens udtrædelsesadgang

Kunden kan på ethvert tidspunkt udtræde af aftalen. Udnytter kunden sin udtrædelsesadgang betaler Kunden for det af We Are Story IVS allerede udførte arbejde, samt for de aktiviteter der er planlagt i den kommende 30 dages periode fra udtrædelsestidspunktet. Hvor der er oplyst estimat for sådanne opgaver, afregnes der ud fra de oplyste estimater.

We Are Story IVS er herudover berettiget til at fakturere anvendt tid til aflysning af bookninger og tilsvarende nødvendige nedlukningsaktiviteter, herunder kompensation til aflysning af freelancepersonale samt omkostninger, der efter We Are Story IVS’s vurdering ikke kan afværges, herunder eksempelvis leje af faciliteter eller udstyr, bookning af flybilletter mv.

 

5 Leveringstid

We Are Story IVS bestræber sig på at levere sine ydelser i henhold til den mellem parterne aftalte tidsplan. Med mindre andet er angivet under ”Særlige vilkår”, er leveringstider omtrentlige, og overskridelser kan finde sted, uden dette kan anses for en misligholdelse af Aftalen fra We Are Story IVS’s side.

 

6 Ændringer til den aftalte tidsplan

Ønsker Kunden at foretage ændringer til den aftalte tidsplan, fremsætter Kunden ønske herom overfor We Are Story IVS, som herefter fremsætter udkast til ny tidsplan. Kunden betaler et engangsvederlag på kr. 3.000 for udarbejdelsen af ny tidsplan samt evt. også kompensation for udgift til lønninger, der ikke kan afværges.

I den udstrækning Kundens ønsker eller forhold i øvrigt medfører aflysning/flytning af aktiviteter, faktureres Kunden fortsat for de aflyste eller flyttede aktiviteter, med mindre andet skriftligt aftales, idet Kunden kan ikke forvente, at We Are Story IVS kan re-allokere sine ressourcer til andre opgaver eller foretage aflysning af bestilte faciliteter eller udstyr. We Are Story IVS er herudover berettiget til at fakturere anvendt tid til aflysning af bookninger mv.

Fakturering for aflyste eller flyttede aktiviteter sker på det oprindeligt forudsatte faktureringstidspunkt i henhold til betalingsplanen, uanset aktiviteten nu først udføres på et senere tidspunkt.

 

7 Ændringer til den aftalte produktion

Ønsker Kunden at foretage ændringer til allerede godkendte elementer, aftales sådanne ændringer efter tilbud fra We Are Story IVS. Kunden er udtrykkeligt gjort opmærksom på, at selv små ændringer i elementerne der indgår i den færdige produktion, kan medføre et væsentligt forøget tidsforbrug, og at We Are Story IVS vil fakturere Kunden herfor.

 

8 Kundens valg af location

Hvis Kunden har fravalgt at We Are Story IVS foretager location scouting, er Kunden ansvarlig for den valgte locations egnethed til optagelserne, ligesom Kunden bærer risikoen for at optagelserne kan gennemføres forsvarligt og som planlagt.

Kunden skal sikre sig, at der ikke optræder elementer (personer, hændelser, produkter, holdninger, stemninger, visuelle udtryk etc.) på den valgte location, som ikke skal indgå i den færdige produktion.

We Are Story IVS kan afvise at gennemføre optagelser på en location, hvis We Are Story IVS finder den af Kunden udpegede location for uegnet, eller hvis optagelsernes gennemførelse vil udsætte mandskab eller udstyr for unødig risiko.

 

9 We Are Story IVS location scouting

We Are Story IVS udfører en location scouting på den eller de af Kunden udvalgte locations, med mindre Kunden har fravalgt dette.

Location scouting gennemføres med henblik på at vurdere en locations egnethed til brug for planlagte optagelser, herunder bl.a. om Kunden skal sikre særlige forhold forinden optagelserne kan gennemføres, om We Are Story IVS skal tage særlige forholdsregler i forhold til udstyr mv.

Locations skal udvælges senest på det i aftalen eller tidsplanen anførte tidspunkt.

Efter gennemførelse af location scouting rapporterer We Are Story IVS til Kunden om en locations egnethed for de planlagte optagelser. Finder We Are Story IVS ikke en location for egnet, skal Kunden enten afhjælpe forholdene, der gør den udvalgte location uegnet, eller Kunden skal anvise en ny location. Er de påpegede forhold af en sådan karakter, at de efter We Are Story IVS’s opfattelse ikke på tilfredsstillende vis vil kunne udbedres, kan We Are Story IVS helt afvise en location. Udpeges en ny location kan dette medføre udskydelse af den aftalte tidsplan uden dette kan tilskrives We Are Story IVS’s forhold, ligesom udpegelse af ny location medfører at We Are Story IVS gennemfører ny location scouting.

Vælger Kunden at optagelserne skal gennemføres på en udpeget location, der er fundet uegnet eller hvor påpegede forhold ikke er afhjulpet, er We Are Story IVS ikke ansvarlig for kvaliteten af den færdige produktion for så vidt angår påvirkningen af produktionen fra sådanne påpegede forhold på den valgte location, herunder også om optagelse på den af Kunden valgte location kan gennemføres.

 

10 Udendørs optagelser, eksterne forhold mv.

Hvis vejrforhold eller øvrige eksterne forhold på en planlagt optagelsesdag umuliggør eller vanskeliggør gennemførelsen af planlagte optagelser, er We Are Story IVS berettiget til betaling for den anvendte tid på optagelsesdagen uanset om resultatet af dagens arbejde kan indgå i den færdige produktion.

Hvor forholdene medfører et merforbrug af tid i forhold til afgivne estimater, er We Are Story IVS tilsvarende berettiget til at fakturere for sådant merforbrug. Er der afgivet fastpristilbud med angivelse af antal optagelsestimer, kan merforbrug der overstiger dette antal optagelsesdage tilsvarende faktureres.

Bevirker forholdene i øvrigt, at mandskab eller udstyr udsættes for unødig risiko, kan We Are Story IVS afvise at gennemføre optagelserne uden dette kan anses som misligholdelse.

Udskydes tidsplanen som følge af vejrforhold eller øvrige eksterne forhold på en planlagt optagelsesdag, anses dette ikke for en forsinkelse.

 

11 We Are Story IVS’s kunstneriske frihed

Hvor Kunden ikke har specificeret andet i sin kravspecifikation og hvor andet ikke er afdækket under produktionens Præproduktion forløb og eventuelle Planlægningsproces, er We Are Story IVS berettiget til at træffe en række kunstneriske og praktiske valg, som har indvirkning på den færdige produktion.

Sådanne valg kan bl.a. omfatte stemmeføring ved voice over / speaking, tempo, optagelsesvinkler, belysning, farve- og lydbehandling, forhold på location, manuskript, valg af beklædning og personer, valg af musik, skrifttyper, valg af råmateriale til klipning af master optagelser til den færdige produktion m.v.

I den udstrækning Kunden ønsker foretaget ændringer i optagelserne eller redigeringen heraf for forhold, der kan karakteriseres som We Are Story IVS’s kunstneriske eller praktiske valg, sker dette som en betalbar ændring og efter ændringsproceduren beskrevet ovenfor i punkt 7.

 

12 Kundens forhold

Kunden er ansvarlig for egne forhold, herunder også egne medarbejderes og øvrige antagne personers sygdom, udeblivelse fra optagelser og tilsvarende. Hvor parterne ikke har aftalt andet i aftalen, er Kunden ansvarlig for, at optagelser kan gennemføres som planlagt, herunder at de fornødne rekvisitter er til stede.

 

13 Kundens godkendelse

We Are Story IVS anmoder efter eget valg løbende under Præproduktionsforløbet og Planlægningsprocessen og eventuelt under optagelsernes efterbehandling og redigering om Kundens gennemsyn og godkendelse af kladder og udkast samt eventuelt om Kundens beslutning i forhold til valg af tekster, fonte, farver og andre elementer, som skal indgå i den færdige produktion, og som We Are Story IVS kan vælge at henlægge under kunstneriske og praktiske valg.

Hvor ikke andet følger af tidsplanen, skal Kunden inden for 48 timer efter fremsendelsen fra We Are Story IVS fremkomme med eventuelle bemærkninger samt meddele sine beslutninger i forhold til de præsenterede valg.

Meddelelser skal gives pr. e-mail til den hos We Are Story IVS oplyste kontaktperson. Foreligger rettidig meddelelse ikke, anses dette for en godkendelse af fremsendte kladder og udkast. Hvor Kunden ikke har meddelt sin beslutning i forhold til præsenterede valg, kan We Are Story IVS enten udskyde tidsplanen eller foretage valget for Kunden som del af We Are Story IVS’s kunstneriske og praktiske frihed i henhold til reguleringen ovenfor.

Når Kunden har godkendt en kladde eller et udkast, kan ændringer kun foretages mod ekstrabetaling i henhold til nyt tilbud fra We Are Story IVS.

We Are Story IVS fremsender udkast til den færdige produktion til kundens godkendelse. Kunden er forpligtet til at godkende udkastet, når de i aftalen indeholdte krav er opfyldt.

We Are Story IVS foretager herefter levering af den endelige produktion. Levering anses for sket, når We Are Story IVS har meddelt Kunden link, hvorfra produktionen kan downloades.

 

14 Visningsret til den endelige produktion

Kunden må offentligt foretage visning og spredning af produktionen i uændret form. Kunden opnår ikke øvrige rettigheder udover visningsret, og alle immaterielle rettigheder forbliver hos We Are Story IVS.

Kunden må ikke foretage ændringer i den færdige produktion leveret af We Are Story IVS, herunder må Kunden ikke undlade indeholdte akkrediteringer.

Når produktionen anvendes på et online medium skal der i sammenhæng med præsentationen af produktionen være et aktivt link til We Are Story IVS’s hjemmeside med teksten ”Produceret af We Are Story”

Enhver anvendelse af den leverede produktion i strid med den meddelte visningsret anses for en krænkelse af We Are Story IVS’s ophavsrettigheder.

We Are Story IVS har visningsret til den færdige produktion som en del af We Are Story IVS’s portfolie på hjemmesiden samt på sociale medier.

 

15 We Are Story IVS’s ret til at anvende egne optagelser

We Are Story IVS kan frit anvende dele af master optagelserne i forbindelse med produktioner, der udføres for andre kunder, når sådanne dele ikke indeholder referencer til Kunden, men alene kan betegnes som neutrale optagelser. Tilsvarende er We Are Story IVS berettiget til efter eget valg at benytte optagelser fra andre opgaver, hvor disse af We Are Story IVS vurderes egnede.

 

16 Opbevaring af master optagelser

Hvis Kunden ikke har tilkøbt længere opbevaringsperiode, opbevarer We Are Story IVS ikke optagelser og tilhørende filer og dokumenter i mere end 6 måneder fra aflevering til kunden. We Are Story IVS opbevarer al råmateriale på harddiske.

17 Særlige betingelser ved intern videoproduktion

I tilfælde af produktion til internt brug bortfalder We Are Story IVS’s rettigheder til råmaterialet samt visningsrettigheder til den færdige produktion. Kunden kan desuden efter forespørgsel få slettet den færdige produktion samt al råmateriale i forbindelse med produktionen fra We Are Story IVS’s arkiver til enhver tid.

 

18 Persondata og clearing af rettigheder

I den udstrækning de af We Are Story IVS foretagne optagelser medfører en behandling af persondata, skal Kunden anses for dataansvarlig og We Are Story IVS for databehandler. We Are Story IVS handler alene efter Kundens instruks og træffer i øvrigt de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at persondata hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt at personoplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger.

Forud for optagelsernes påbegyndelse skal Kunden sikre, at der foreligger fornødent skriftligt samtykke fra de personer, der optræder på en optagelse.

Ønsker kunden efterfølgende personer, nummerplader, logoer, navne, stedsangivelser og lign. sløret og/eller redigeret ud af optagelserne, er We Are Story IVS berettiget til at fakturere for medgået tid hvis ikke dette tidsforbrug var kendt for We Are Story IVS på tidspunktet for udregning af estimeret tidsforbrug på opgaven.

Kunden skal på tilsvarende vis sikre, at der foreligger fornødne skriftlige samtykker fra eventuelle rettighedshavere hvis produkter, værker/ophavsretligt beskyttet materiale, varemærker eller andet indgår i optagelserne. Kunden er ansvarlig for, at visning af den færdige produktion ikke udgør en krænkelse af tredjemands enerettigheder eller en overtrædelse af markedsføringsloven i forhold til sådanne produkter, værker, varemærker eller øvrige rettigheder, som ikke er tilføjet produktionen af We Are Story IVS. Bliver We Are Story IVS mødt med krav fra tredjemand som følge heraf, skadesløsholder Kunden We Are Story IVS for alle tab og omkostninger forbundet hermed.

 

19 Indhentning af tilladelser

I det omfang gennemførelse af optagelser kræver særlig godkendelse eller opnåelse af tilladelse (herunder invitationer, clearing af adgang, betalt entre etc.), er kunden ansvarlig for, at sådan foreligger.

 

20 Pris og betalingsbetingelser

Alle priser er oplyst i DKK og ekskl. moms og forudsætter fakturering af kunde med dansk CVR.nr. Udenlandske betalere faktureres med 25% tillæg.

Aftalen kan indeholde prisangivelser som estimater eller fastpris for hele eller dele af leverancen. Hvor We Are Story IVS har angivet et estimat eller fastpris, omfatter sådan pris alene det eller de elementer, der er beskrevet under estimatet eller fastprisen. Alle accessoriske ydelser som ikke er indeholdt i beskrivelsen for den angivne pris afregnes i henhold til den medgåede tid og til de i aftalen anførte timepriser.

Anvendt tid afregnes pr. påbegyndt time. Hvor der er afgivet estimat eller fastpris på optagelsesdage, udgør én optagelsesdag 2 x 3 mandetimer (adskilt af pause). Anvendt tid på anden transport, pakning og udpakning af biler, rengøring af udstyr mv. er ikke indeholdt i angivne priser på optagelsesdage og faktureres særskilt herudover.

Tid medgået til transport afregnes til den i aftalen anførte timepris for transporttid og inkluderer kørte km. Udlæg til bro, færge, hotel mv. faktureres særskilt som afholdte udlæg.

Hvor We Are Story IVS har angivet et estimat, er sådanne estimater fastsat ud fra den viden We Are Story IVS havde på tidspunktet for afgivelsen af estimatet. Estimater er alene at betragte som ca. angivelser for det forventede tidsforbrug og skal derfor betragtes som ikke-bindende.

We Are Story IVS er derfor i alle tilfælde berettiget til at fakturere for det faktisk medgåede tidsforbrug, hvor der er afgivet estimat.

Ydelser der leveres efter medgået tid og på timebetaling faktureres månedsvis bagud. Afholdte udlæg faktureres til Kunden straks efter afholdelsen og med tillæg af 30 % i administrationsvederlag. Udlægsfakturaer forfalder til betaling straks.

Hvis andet ikke er aftalt er betalingsbetingelserne på udstedte fakturaer 8 dage netto.

Betaler Kunden ikke en udstedt faktura rettidigt, bortfalder alle for det samlede projekt eventuelle meddelte rabatter og eventuelle ydelser som We Are Story IVS har tilbudt at levere uden beregning. Sådanne bortfaldne ydelser kan derefter enten tilkøbes kontant eller udgå af leverancen.

Ved forsinket betaling er We Are Story IVS berettiget til at opkræve renter fra forfaldstidspunktet med 1,75 % pr. påbegyndt måned samt rykkergebyrer indtil betaling sker.

Kundens betalingsmisligholdelse anses i alle tilfælde for væsentlig misligholdelse, der berettiger We Are Story IVS til at standse yderligere leveringer og arbejder uden at ifalde ansvar, uanset om levering skal ske ifølge den misligholdte aftale eller anden særskilt aftale mellem parterne. We Are Story IVS’s samlede tilgodehavende hos Kunden – forfaldent som uforfaldent – forfalder herudover til straksbetaling. We Are Story IVS kan herudover gøre sine almindelige misligholdelsesbeføjelser gældende.

Kunden kan ikke foretage betaling for leverede ydelser ved modregning, med mindre andet er aftalt særskilt.

I tilfælde af misligholdelse af produktionsaftalen, må kunden ikke benytte råmateriale, film under udarbejdelse eller færdigproduceret materiale.

Forudbetalte timer, klippekort, puljeordninger, abonnementer etc.  nulstilles hvert år ved årsskiftet i forbindelse med årsregnskabets klargørelse. Ubrugte timer refunderes ikke.

Depositum refunderes ikke.

 

21 Ansvar for forsinkelse

Reklamationer over forsinkelse ved We Are Story IVS’s ydelser skal fremsættes straks og skriftligt.

We Are Story IVS søger at afhjælpe eventuelle forsinkelser undervejs i projektet sådan, at den aftalte leveringstermin for den færdige produktion fortsat kan overholdes. For forsinkelser kan Kunden alene gøre ansvar gældende i overensstemmelse med det anførte under ansvar og ansvarsbegrænsning.

 

22 Ansvar for mangler

Reklamation over mangler ved en af We Are Story IVS leveret produktion, skal fremsættes skriftligt overfor We Are Story IVS uden ugrundet ophold og i alle tilfælde senest 48 timer fra leveringstidspunktet. En mangel anses at foreligge, hvis det af We Are Story IVS leverede ikke opfylder Kundens kravspecifikation, med de ændringer Kunden måtte have godkendt undervejs.

I tilfælde af rettidig og berettiget reklamation over mangler, er We Are Story IVS’s ansvar begrænset til vederlagsfri levering af ny produktion ud fra allerede optaget materiale (master materiale) inden for rimelig tid.

We Are Story IVS er dog efter eget valg berettiget til i stedet at betale Kunden en kompensation for den mangelfulde produktion, svarende til den oprindelige fakturaværdi ekskl. moms for den mangelfulde produktion. Kunden kan ikke herudover gøre krav gældende mod We Are Story IVS i tilfælde af mangler.

Alle reklamationer over mangler skal indrapporteres pr. mail til We Are Story IVS.

 

24 Ansvar og ansvarsbegrænsning

We Are Story IVS påtager sig erstatningsansvar over for Kunden i henhold til dansk rets almindelige regler, med de undtagelser som fremgår af denne aftale.

We Are Story IVS er ikke ansvarlig over for Kunden for indirekte tab, herunder men ikke begrænset til driftstab, tab som følge af at en aftalt produktion ikke er til kundens rådighed på det aftalte tidspunkt mv. Omkostninger til location, tredjeparter og egen interne omkostninger og tidsforbrug anses for indirekte tab, som We Are Story IVS ikke kan gøres ansvarlige for.

Skyldes en forsinkelse eller mangel We Are Story IVS’s forhold, afhjælper We Are Story IVS sådanne forhold for egen regning i overensstemmelse med det anførte under afsnittene om ansvar for forsinkelse og ansvar for mangler. We Are Story IVS’s økonomiske ansvar er i alle tilfælde og for alle kumulerede krav der relaterer sig til aftalen begrænset til et beløb svarende til 100 % af den aftalte fastpris for en opgave, og hvor der ikke er aftalt fastpris, da 100 % af det faktisk fakturerede beløb fra We Are Story IVS for udførelse af opgaven.

 

25 Referencebrug

We Are Story IVS har ret til at anvende Kundens navn og logo samt eventuel beskrivelse af opgaven på sin referenceliste.

 

26 Tvister

Eventuelle tvister er undergivet dansk ret, CISG og lovvalgsregler undtaget. Tvister skal afgøres ved retten i København som første instans. Retsplejelovens almindelige henvisningsregler til Landsret og Sø- og Handelsret skal dog fortsat finde anvendelse.

Vedrører tvisten en krænkelse af We Are Story IVS’s rettigheder, kan We Are Story IVS’s endvidere anlægge sag på stedet hvor krænkelsen sker eller har effekt samt ved Kundens hjemting.